V aplikácii môžete/nemusíte používať vytváranie faktúr. Jedná sa o dobrovoľnú funkcionalitu, ale my ju odporúčame používať, nakoľko je to ďalšia z mnoha vecí, ktoré vám Zooza vyrieši pod jednou strechou.
Na čo slúži faktúra
Faktúra je daňový doklad pre klienta za služby, ktoré si u Vás objednal. Ako objednávka slúži v tomto prípade registrácia alebo produkt, v rámci ktorých sú zaznamenané všetky potrebné informácie o službe a klientovi. Faktúra neslúži ako potvrdenie o prijatí platby.
Potvrdenie prijatia platby
Ako potvrdenie prijatia platby slúži automaticky vygenerovaný e-mail, ktorý sa klientovi zašle hneď ako je v systéme platba spárovaná k danej registrácii. Viac o párovaní platieb nájdete v návode.
Fungovanie fakturácie
Faktúry sa generujú len ak si to želáte. Teda ak dáte pokyn na vygenerovanie faktúry či už jednotlivo na úrovni registrácie alebo hromadne v globálnych nastaveniach.
K automatickémi vygenerovaniu faktúry dochádza, keď na registrácii nastane zmena stavu úhrady na Uhradené (v závislosti od nastavení) alebo pri manuálnom pokyne kedykoľvek. To znamená, že k jednej registrácii môže vzniknúť aj viac faktúr. Každá faktúra bude označená svojim jedinečným číslom (začiatok číselneho radu viete ovplyvniť na úrovni fakturačného profilu) a číslom registrácie klienta (VS/ID registrácie).
Príklady:
- Ak zákazník uhradí dlžnú sumu 50€ a týmto vyrovná svoj dlh, vygeneruje sa faktúra. Ak v priebehu kurzu dôjde k situácii, že zákazník sa presunie do skupiny v hodnote 70€ a následne doplatí zostávajúcich 20€, vygeneruje sa ďalšia faktúra na výšku 20€.
- Ak zákazník platí kurz na splátky alebo prostredníctvom členského, pre každú splátku/úhradu členského sa klientovi vytvorí nová faktúra vo výške danej splátky.
Výška sumy a obdobie faktúry
Automaticky generované faktúry sú vystavené vždy na celú dlžnú sumu. V manuálne generovaných faktúrach viete sumu podľa potreby upravovať.
Suma na faktúre je ovplyvnená tým za aké obdobie je vystavovaná. To znamená, že systém zoberie do úvahy všetky úhrady a dlhy v období od prvej platby na registrácii.
Na základe tohto systém automaticky vypočíta výšku úhrady a sumu zapíše do faktúry. Pri manuálnom vystavovaní viete výšku aj obdobie upravovať.
Príklady:
- Registrácia na kurz s úhradou vopred v plnej výške kurzu:
Klient sa zaregistruje na kurz. Následne uhradí plnú sumu za registráciu – napríklad 150€. Po zápise úhrady na registráciu, sa registrácia dostane do stavu Uhradená a systém vypočíta sumu na faktúre vo výške 150€ pričom obdobie bude deň úhrady. - Registrácia na kurz s mesačnými splátkami:
Klient sa zaregistruje na kurz, kde bude realizovať úhrady mesačnými splátkami. Pri registrácii uhradí 1. splátku. Po zápise úhrady na registráciu, sa registrácia dostane do stavu Uhradená a systém vypočíta sumu na faktúre vo výške 1. splátky – 50€ pričom obdobie bude deň úhrady. Na ďalší mesiac klient uhradí 2. splátku. Opäť po zápise úhrady na registráciu, systém vypočíta sumu na faktúre vo výške 2. splátky – 50€ pričom obdobie bude zodpovedať obdobiu medzi úhradami 1. a 2. splátky.
Poznámka: V prípade generovania faktúr na firmu klienta, je potrebné myslieť na to, že registrácia musí byť označená ako firemná. Nestačí mať len vyplnené firemné údaje.
Funkčné nastavenie fakturácie nájdete v dokumentácii.
