Pri ukončení starých kurzov/skupín máte veľa klientov, ktorí chcú u vás pokračovať. Preto začnete rozmýšľať nad tým ako vytvoriť nové kurzy a ako si databázu klientov prenesiete.
Aplikácia umožňuje viacero spôsobov ako to môžete spraviť za nich alebo s ich minimálnou pomocou.
Vytvorenie novej skupiny
Nie je vždy potrebné vytvárať nové kurzy. Tento postup ráta s tým, že kurz s jeho nastavením ostáva a len chcete vytvoriť novú skupinu ľudí na nové obdobie trvania kurzu.
Skupinu si v rámci kurzu môžete vytvoriť novú a zadať jej nové vlastnosti alebo skópírovať už existujúcu.
Výhody kopírovania skupiny:
- skopírovanie všetkých nastavení skupiny
- možnosť skopírovania termínov
- možnosť skopírovania registrácií
Postup ako kopírovať skupiny, termíny a registrácie nájdete TU.
Pri kopírovaní údajov máte vždy možnosť ich úpravy. Či sa jedná už o nastavenia, termíny alebo registrácie.
V prípade, že budete kopírovať spolu so skupinou aj registrácie, je potrebné si uvedomiť, že sa jedná o kopírovanie nie prenos. To znamená, že registráciam sa neprenesú kredity, náhradné hodiny ani platby. Registráciám sa vytvorí nové číslo registrácie (variabilný symbol) s úplne čistými údajmi o kreditoch a platbách.
Zároveň sa ale nemusíte báť, že by sa tieto údaje stratili alebo že by k nim klient nemal už viac prístup.
Klient sa k náhradným hodinám ako aj údajom o platbách dostane cez svoj profil, kde uvidí všetky údaje aj z pôvodných registrácií a následne môže s nimi ďalej pracovať (napr. nahrádzať si hodiny).
Pri kopírovaní registrácií je potrebné si uvedomiť, že nekopírujete klienta ale len jeho registráciu so základnými údajmi klienta. Systém sa pozerá na klientov cez ich registrácie. To znamená, že jeden klient môže mať niekoľko registrácií do rôznych kurzov. Preto vzniká klientovi nové číslo registrácie.
Tento postup kopírovania umožňuje vám aj vašim klientom mať poriadok vo svojich platbách, termínoch a náhradných hodinách.
V prípade, že potrebujete klienta presunúť do skupiny a chcete zachovať údaje o platbách či kreditoch, je potrebné použiť funkcionalitu Presunúť klienta, ktorú nájdete v detaile registrácie. Tento presun je ale možné robiť len individuálne po registráciách, nie hromadne.
Samozrejme vždy máte možnosť registrácie nechať na Vašich klientov, ktorých upozorníte, že ste spustili nový kurz a môžu sa naň prostredníctvom vašej stránky zaregistrovať.
Vytvorenie nových termínov
Ak si vyberiete tento postup, budete mať menej práce v administrácii aplikácie.
Výhody:
- nemusíte vytvárať novú skupinu
- nemusíte kopírovať/presúvať registrácie
Nevýhody:
- menšia prehľadnosť v administrácii – dlhý zoznam s termínami
- menší prehľad v platbách vás aj klienta – zobrazujú sa dlhy aj z predchádzajúceho obdobia
V tomto postupe vytvoríte len nové termíny v rámci pôvodnej skupiny. To Vám zabezpečí, že pôvodné registrácie sú stále platné a len sa im pridajú nové termíny do zoznamu kurzu. Podmienky platby ako aj náhradné hodiny im ostávajú také aké boli pred tým.
Čo ale môže trocha chýbať vám aj vašim klientom je prehľadnosť v termínoch či platbách. Klienti ako aj vy budete mať dlhý zoznam termínov a horší prehľad v platbách, ktoré sa v rámci jednej registrácie budú kumulovať.
Taktiež netreba zabudnúť, že ak máte klientov, ktorí nebudú pokračovať v kurze na obdobie je potrebné ich registrácie ručne vyradiť zmenenou stavu registrácie. Tak zabezpečíte, že im systém nebude posielať notifikačné e-maily a že sa uvoľní miesto pre iných záujemcov.
